Demande d’achat : définition, rôle et processus
La demande d’achat représente une étape clé dans le processus d’approvisionnement des entreprises. Elle marque la première action formelle dans la chaîne d’achats et joue un rôle essentiel pour garantir l’acquisition des biens et services nécessaires de manière efficace. Cet article explore en détail ce qu’est une demande d’achat, pourquoi elle est cruciale et comment elle s’inscrit dans une gestion des achats bien structurée.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
Une demande d’achat est un document interne rédigé par les employés pour solliciter l’achat de biens ou services. Elle sert de lien formel entre la personne qui identifie un besoin et le service des achats responsable de la commande. Ce document contient généralement des informations comme la description du produit ou service, la quantité souhaitée, le prix estimé, le fournisseur préféré et la date de livraison demandée.
Pourquoi la demande d’achat est-elle importante ?
La demande d’achat revêt une grande importance pour plusieurs raisons :
- Contrôle budgétaire : Elle permet de vérifier que chaque achat est justifié et conforme au budget alloué, évitant ainsi les dépenses imprévues et assurant une gestion financière rigoureuse.
- Traçabilité : Elle offre une documentation des demandes d’achat, facilitant le suivi des commandes et les audits financiers.
- Standardisation : Elle permet de rendre le processus d’achat uniforme, assurant une gestion cohérente des demandes selon des critères précis.
- Efficacité : En centralisant le processus, l’entreprise peut optimiser ses relations avec les fournisseurs et négocier de meilleures conditions.
Le processus de demande d’achat
Le processus varie d’une entreprise à l’autre, mais suit généralement ces étapes :
- Identification du besoin : Un employé ou un département identifie un besoin en biens ou services, évaluant les spécifications en termes de qualité et quantité.
- Création de la demande : Après l’identification du besoin, une demande d’achat est rédigée avec les informations nécessaires, y compris le budget et les spécifications techniques.
- Approbation : La demande est soumise à un processus d’approbation qui peut impliquer plusieurs niveaux de validation, notamment ceux du superviseur, du chef de département ou du service financier.
- Transmission au service achats : Une fois approuvée, la demande est envoyée au service achats, responsable de la sélection des fournisseurs, de la négociation des prix et de la gestion des contrats.
- Suivi et réception : Après la commande, le service achats suit la livraison des biens ou services, s’assurant qu’ils répondent aux critères de la demande, puis lance le processus de paiement après inspection des articles.
Questions fréquemment posées sur la demande d’achat
- Quelle différence entre une demande d’achat et un bon de commande ?
La demande d’achat est un document interne pour solliciter l’approbation d’un besoin d’achat, tandis que le bon de commande est un document externe envoyé au fournisseur pour finaliser la commande. - Qui peut créer une demande d’achat ?
Tout employé ayant identifié un besoin spécifique peut initier une demande d’achat, bien que la création de cette demande nécessite généralement une approbation par plusieurs niveaux hiérarchiques avant d’être envoyée au service achats. - Quels éléments composent une demande d’achat ?
Les éléments principaux incluent la description du produit ou service, la quantité, le prix estimé, le fournisseur préféré, le centre de coût et les dates de livraison souhaitées.
Conclusion
La demande d’achat est un instrument crucial pour une gestion efficace des achats. Elle permet de maintenir une communication fluide, un contrôle financier strict et une gestion des processus d’approvisionnement optimisée au sein de l’entreprise.